En esta guía10 secciones
Lo esencial
- Mantenga vinculados el pedido de la tienda, el SKU del almacén y la versión aprobada de las instrucciones.
- Compruebe las cancelaciones y los cambios a través del canal de pedidos acordado antes de autorizar la salida.
- Una etiqueta preparada y la entrega física al transportista son hechos distintos.
Acuerde qué significa cada etapa
| Etapa del pedido | Qué debe quedar claro | Registro útil |
|---|---|---|
| Pedido recibido | El equipo dispone de la referencia del pedido y de los datos acordados para revisarlo. Recibir información no autoriza por sí solo el embalaje ni la expedición. | Referencia del pedido, canal de origen y versión de las instrucciones. |
| Pendiente de aclaración | Una variante, una cantidad de existencias, una personalización o un cambio requiere una decisión. Acuerde si el pedido puede quedar en espera y quién responde a la consulta. | La consulta pendiente, la persona responsable de decidir y la próxima actualización acordada. |
| Preparación autorizada | La correspondencia de productos, las cantidades y la versión del embalaje se han revisado mediante el proceso de aprobación acordado. | La instrucción aprobada y quién ha autorizado esta etapa. |
| Entregado al transportista | Confirme la entrega física por separado de la creación de la etiqueta. La terminología de los eventos y el momento del escaneo varían según la red de transporte. | El registro de recogida o aceptación, la referencia del envío y el seguimiento disponible. |
| Incidencia en revisión | Una incidencia necesita seguimiento. Acuerde quién revisa las pruebas, decide la siguiente acción e informa al vendedor. | La incidencia, el último evento conocido y la persona responsable de la siguiente acción. |
Relacione los nombres que utilizan su tienda y el almacén
«Sand» en su anuncio y «beige» en un archivo del proveedor pueden describir productos diferentes. Vincule la variante exacta con una referencia de existencias estable, añadiendo una foto o especificación cuando sea útil. Acuerde qué hacer si falta una referencia; un artículo de aspecto parecido no debe sustituir sin aviso a la variante solicitada.
- Variante de la tienda, SKU del almacén y cantidad por pedido
- Contenido del conjunto y artículos que deben enviarse juntos
- Referencia de personalización y especificación del producto aprobada
Haga que la versión de las instrucciones sea fácil de identificar
Utilice una referencia fechada para el producto, la disposición del embalaje, las tarjetas y las etiquetas. Al enviar una revisión, identifique los pedidos o el lote afectados y los cambios realizados. Solicite al equipo que confirme que la nueva versión sustituye a la anterior; enviar un archivo no confirma por sí solo que se haya aceptado o aplicado.
Defina cómo se deciden las cancelaciones y los cambios
Acuerde quién comprueba el canal de pedidos del vendedor antes de preparar y autorizar la salida. La documentación de Etsy de ShipStation advierte que una cancelación en Etsy no se reconoce automáticamente en ShipStation; por eso conviene verificar la conexión concreta, en lugar de asumir que todos los estados se sincronizan. Confirme si ya se ha realizado trabajo o una recogida antes de prometer una detención o modificación.
- Quién comprueba una cancelación o una instrucción actualizada
- A qué pedidos afecta el cambio y si el trabajo ya ha comenzado
- Quién confirma la puesta en espera, la reanudación u otras medidas, incluidos los posibles costes
Distinga los hechos del envío de los mensajes al comprador
Utilice el lugar real de expedición y la ruta acordada. Para los pedidos de Etsy destinados a Estados Unidos, confirme el acuerdo DDP exigido y los cargos incluidos. Etsy exige que los vendedores marquen un pedido como enviado solo después de que se haya enviado realmente. Acuerde quién proporciona el seguimiento, quién actualiza la tienda y quién responde al comprador; este sitio web no actualiza automáticamente los pedidos de Etsy.
Un ejemplo sencillo de coordinación con el almacén
Esta correspondencia es un ejemplo para conversar, no un caso de un cliente ni un pedido aprobado. Su finalidad es hacer visible una discrepancia antes del embalaje.
- Variante de la tienda «Sand / 350 ml» → referencia de almacén propuesta MUG-SAND-350; confirme la correspondencia
- Cantidad del conjunto: dos tazas; instrucción de embalaje propuesta PACK-v3; aún requiere aprobación
- Personalización: utilice el campo privado acordado para el pedido; [NAME] es solo un marcador en este ejemplo
- Si las existencias recibidas llevan la referencia MUG-WHITE-350, solicite una decisión antes de sustituirlas
Empiece por el paso que no esté claro
Indíquenos el producto y el paso de entrega que necesita aclarar: identificar existencias, confirmar el embalaje, aplicar un cambio o comprobar el envío. Una referencia de pedido y una breve explicación bastan para iniciar la conversación. Consulte las indicaciones de preparación siguientes si le resultan útiles; las direcciones de compradores y las credenciales deben compartirse por el canal seguro acordado cuando sean necesarias.
Convierta las instrucciones en pasos concretos
Los siguientes ejemplos ayudan a planificar según el alcance del servicio. No son casos de clientes, aprobaciones de envío ni ofertas confirmadas.
Elija una instrucción de pedido vigente
La referencia debe vincular artículo, variante, cantidad, personalización y embalaje. Si vendedor y almacén usan SKU diferentes, acuerde la correspondencia. Identifique claramente una revisión para que no parezca un pedido adicional.
Defina qué puede modificar una actualización
Para corregir dirección, cantidad o personalización, identifique pedido y campo. Pida confirmar si el cambio puede aplicarse en la etapa actual. No suponga que editar la tienda actualiza mercancía en preparación o un paquete enviado.
Distinga recibido, preparado y enviado
Acuerde el significado de estados y referencias. Recibir instrucciones no equivale a asignar existencias o confirmar envío. Identifique quién revisa duplicados, campos faltantes y fallos, y cómo se confirma una corrección manual si no hay entrega automática.
Antes de aprobar el siguiente paso
- Referencias de pedido y existencias tienen una correspondencia acordada.
- La revisión vigente y la acción prevista son inequívocas.
- Cambios, cancelaciones y duplicados tienen un proceso de revisión acordado.
Continúe con la tarea relacionada
Pida al equipo que revise sus instruccionesPlanifique el traspaso de un pedido
Relacione la variante de la tienda con su referencia de almacén e identifique las versiones de las instrucciones de producto y embalaje. Aclare cantidades, personalización y cancelaciones o cambios antes del envío. Acuerde quién libera el pedido y qué pruebas distinguen una instrucción, una etiqueta creada y la entrega física del paquete.
Preguntas de los vendedores
¿Compartir los datos del pedido autoriza el embalaje o el envío?
Compartir información inicia la revisión. El equipo aún debe confirmar el alcance del servicio, las instrucciones vigentes, el proceso de aprobación y los costes según lo acordado. Indique expresamente la acción solicitada, especialmente si el mensaje modifica una instrucción anterior.
¿Se puede cancelar siempre un pedido después de crear una etiqueta?
No lo dé por hecho. Una etiqueta por sí sola no indica si ya se ha realizado trabajo o una entrega física. Pida al equipo que compruebe la etapa actual y confirme qué se puede cambiar todavía.
¿Qué información debo compartir en la primera conversación?
Empiece con el producto, la referencia del pedido y la tarea o incidencia que desea comentar. Utilice marcadores si un ejemplo requiere campos de personalización o entrega. El equipo confirmará qué datos detallados son necesarios y cómo compartirlos por el canal seguro acordado; no incluya contraseñas en el mensaje inicial.
Fuentes de esta guía
Estas notas de preparación se basan en recursos públicos de transportistas y organizaciones del sector. El equipo confirma los requisitos aplicables a su producto y ruta.
- ShipStation: requisitos de integración con Etsy
Los requisitos de pedidos, la transmisión de datos de envío y las limitaciones de cancelación de esta integración explican por qué importan las comprobaciones específicas de cada conexión.
- Política de envíos de Etsy
Responsabilidades del vendedor respecto al lugar real de expedición, DDP para pedidos destinados a Estados Unidos, marcado del envío y entrega al comprador.
- Etsy: proveedores de envío externos
Los permisos para los datos de envío varían según la aplicación, el origen y el historial de conexión. Una lista de planificación no concede acceso a la API.
- FedEx: significado de los estados de seguimiento
Ejemplo de un transportista que distingue una etiqueta preparada de la aceptación física del paquete; otras redes utilizan sus propios eventos.